La mayoría de los contadores no ponen los ojos y se estremecen cuando el tema de la “depreciación” aparece. Aquí es donde la línea en la arena se extrae. La depreciación es demasiado complicada para tratar de averiguar, o eso parece para muchos. ¿Pero es realmente? Sin duda, la definición de la depreciación antes mencionados no es tan difícil de comprender. Si te fijas bien verás que hay cinco piezas de información que debe tener a fin de determinar el importe de la depreciación se puede deducir en un año. Ellos son:

• La naturaleza del artículo comprado (el escritorio).
• La fecha en que se incluyó el tema en el servicio (01 de enero)
• El costo del artículo ($ 1000).
• La vida útil del elemento (siete años).
• El método de depreciación a utilizar (en línea recta)

Los tres primeros son fáciles de entender, las dos siguientes también son fáciles pero requieren un poco de investigación. ¿Cómo se puede averiguar la vida útil de un artículo? Permítanme retroceder por un momento. No hay “amortización contable”, que se basa en la vida real útil de un elemento, y no es la versión del IRS de lo que constituye la vida útil de un elemento. Un negocio que tiene que ver con precisión la asignación de sus costes para que pueda obtener una imagen real de los beneficios netos se utiliza la depreciación contable en sus estados financieros.

Sin embargo, para efectos del impuesto sobre el negocio está obligado a utilizar el método del IRS. El IRS puede tener una vida más o menos útiles para los activos fijos ya que provocan una depreciación superior o inferior a pérdidas y ganancias. Cuanto mayor sea la cancelación, menos impuestos que una empresa paga. El largo y corto de él es que usted termina encima de tener que crear una declaración de libro financiera y un estado financiero impuesto. Por lo tanto, las empresas más pequeñas que no tienen que ver con una medición precisa de sus beneficios netos utilizar el método del IRS en sus libros. Esto significa que todo lo que tienes que hacer es mirar en la Publicación del IRS 946 para encontrar la vida útil de un elemento determinado.

La última pieza de información que usted necesita se encuentra determinando el método de depreciación a utilizar. La mayoría de las veces será uno de los dos métodos: la “línea recta” método o un método acelerado llamado “de doble saldo decreciente” método. Vamos a discutir brevemente estos dos métodos:

-En línea recta – Este es el método simple mencionado en la definición anterior. Simplemente tome el costo del artículo, se divide por la vida útil y tienes la respuesta. Sí, usted tendrá que ajustar la depreciación para el primer año ha colocado el tema en el servicio y para el año pasado cuando se quita el elemento de servicio. Por ejemplo, si su depreciación durante un año fue de $ 150 y ha colocado el tema en el servicio el 1 de abril y luego dividir $ 150 por 12 (meses) y multiplicar $ 12,50 por 9 (meses) para obtener $ 112.50. Si ha eliminado el tema el 28 de febrero, entonces su deducción sólo será de $ 25.00 (2 x $ 12.50).

-Doble saldo decreciente – La idea detrás de este método es que cuando se compra un artículo nuevo, que va a utilizar por más de ella en los primeros años de su vida, por lo tanto, justificar una deducción por depreciación más alta en los primeros años. Con este método, simplemente divida el costo de la partida por los años de vida útil como en el método de línea recta. Luego, multiplique ese resultado por 2 (doble) en el primer año. El segundo año, tomar el costo del artículo y restar la depreciación acumulada. A continuación, dividir ese resultado por la vida útil y multiplicar ese resultado por 2, y así sucesivamente para cada año restante.

Pero, espera! Usted no tiene que hacer esto. El IRS ofrece tablas que tienen los porcentajes elaborados por cada año de los dos métodos diferentes. No sólo eso, han creado especiales de primer año “convenciones” que asumen que adquirió los activos fijos depreciables, el 30 de junio. Esto se llama la convención año a la mitad. La idea detrás de esto es que usted pudo haber comprado algunos artículos antes del 30 de junio y algunos después de esa fecha. Por lo tanto, para que sea fácil de entender, que asumen los importes de la depreciación de mayor y menor será todo fuera normal.

En realidad, el IRS no tiene ni siquiera lo llaman la depreciación más. Lo llaman “recuperación de costos”. Seamos realistas. Se trata de una herramienta política. El Congreso da y quita. Ellos han estado jugando con este sistema durante años. Si quieren estimular el crecimiento en los negocios que se acortará la vida útil de los activos que las empresas puedan alcanzar una mayor amortización. Si no se encuentran en el estado de ánimo, que se extenderá la vida útil de un elemento. Un buen ejemplo es los 39 años fijados para la vida útil de la propiedad comercial. Esto significa que si usted arrienda un edificio para su negocio y hacer mejoras, esas mejoras tienen que ser amortizados en 39 años. La Cámara de Representantes acaba de aprobar un proyecto de ley para que deje caer hasta 15 años para mejoras en propiedades arrendadas, pero el Senado aún no lo ha aprobado.

Antes de 31 de diciembre 1986 teníamos ACRS o sistema acelerado de recuperación de costos. En la actualidad, tenemos MACRS o modificación del sistema acelerado de recuperación de costos. Cada vez que el Congreso retoca las normas que le dan un nombre diferente.

Tenga en cuenta que hay diferentes programas para diferentes registros de la propiedad. Por ejemplo, los bienes raíces residenciales se deprecia más de veinte y siete y medio años y la propiedad no residencial real se depreció más de treinta y nueve años. Además, si hay más de un cuarenta por ciento de sus compras totales de los activos fijos se produjo en el último trimestre del año, entonces, debe utilizar una convención de mitad de trimestre. Este convenio supone que las compras realizadas en el último trimestre del año se realizaron el 15 de noviembre. Esto le impide comprar un gran pedazo costoso de equipo el 31 de diciembre y tratándolo como si fuera comprado el 30 de junio y la obtención de un mayor gasto de depreciación.

Comprender cómo funciona la base de depreciación puede ser valioso para el pequeño empresario, ya que ayuda a conocer las implicaciones fiscales en la planificación de las compras de bienes de capital.

¿Cuál es mejor? Depende de usted. En el mundo actual, si usted es un pequeño negocio, me pregunto por qué alguien podría tratar de hacer todo en casa. Como menciono en el último artículo publicado en este blog, “Journalizing Nómina”, las empresas de procesamiento de la nómina de grandes como ADP y cheques de pago carecen de la flexibilidad del registro de propiedad y sus informes son difíciles de leer. De alguna manera tienes que conseguir la información de nómina que están proporcionando a sus libros, así que tienes que decifer sus informes. Eso es lo que mi artículo se trata.

¿Existe alguna alternativa? Hay pequeñas empresas de procesamiento de nómina que son flexibles. Ellos están muy bien para nóminas pequeñas. Si usted tiene planes de cafetería, planes de pensiones y otros planes, a veces esas complejidades son demasiado para las empresas más pequeñas de nómina.

Recientemente he estado oyendo acerca de un nuevo concepto, (Para ser honesto, no he probado esto y no conozco a nadie que tiene, pero parece que una idea vale la pena investigar.)  algunos otros, y lo que sugiere que procesará sus clientes de nómina en conjunto con usted. Introduzca las horas de los empleados a través de su sitio de Internet y que hacen todo lo demás, incluidos los informes y comprobaciones de nota simple. Ellos dicen que lo hace el 20% de la obra y reciben el 80% de las ganancias. Esto te libera para aceptar clientes de nómina más o hacer un trabajo de contabilidad. Lo más importante que le permite conservar a sus clientes de nómina propio. .

Yo tenía un negocio de la nómina como parte de mi práctica contable durante veinte años. Nunca he hecho ningún dinero de la nómina, pero siempre importantes beneficios secundarios. En primer lugar, tuve la oportunidad de diseñar la nómina de los informes por lo que encaja muy bien en el proceso del cliente de entrada de diario. En segundo lugar, hubo un contacto consistente y constante con el cliente, que siempre ayuda a consolidar la relación.Y, en tercer lugar, los clientes les encanta tener una empresa de hacer todo su trabajo, tales como la nómina, los estados financieros y declaraciones de impuestos. Fue un buen negocio para ellos y también para mí. Los clientes son más propensos a permanecer fieles, cuando todas sus necesidades están siendo atendidas por una empresa.

Hay algunos “de un vistazo” las cifras para comprobar en primer lugar. ¿Los activos son iguales a los pasivos más el patrimonio? ¿El saldo de la cuenta de efectivo GL con la conciliación bancaria? Es la ganancia o la pérdida de la figura en la cuenta de resultados de la misma que la ganancia neta o pérdida de la figura se encuentra en la Sección de Patrimonio del Balance General.

A continuación, sobre una base mensual, asegúrese de que las Cuentas de las relaciones saldo por cobrar GL a las Cuentas por Cobrar Informe sobre el Envejecimiento, y que las cuentas por pagar lazos GL balance de las Cuentas por Pagar el Envejecimiento Informe.

La frecuencia de la comprobación de los saldos de inventario GL, activos fijos, depreciación acumulada, notas actuales ya largo plazo, impuesto sobre ventas por pagar, impuesto sobre la nómina por pagar es de usted y de las demandas de su negocio. Algunos lo hacen mensual, trimestral, semestral y anualmente.

¿Qué pasa si usted encuentra un error? Usted debe rastrear la serie de entradas que se registraron en la cuenta de GL en particular que está fuera de balance. Su mejor herramienta de análisis de esto es un informe llamado “El detalle de la Contabilidad”. Revisar mi último artículo publicado en este blog titulado, “El Detalle del Informe General Ledger: Tu herramienta analítica más valioso”. Doy ejemplos de cómo utilizar este informe para encontrar el origen de un error.

Hay todo tipo de errores que pueden ocurrir durante el proceso de contabilidad. Con la experiencia, usted se familiarizará con estos errores y no pasará mucho tiempo para averiguar lo que sucedió. Algunos errores son fáciles de detectar, pero ocasionalmente se encuentra uno que es muy insidioso.Usted tiene que poner en el sombrero de su detective, buscar pistas, y ser muy cuidadoso ya que su forma de trabajo a través del problema. Ser organizado es una gran ayuda. Asegurarse de revisar todo el material delante de usted es esencial. La mente es una cosa asombrosa. Al revisar el material, que se almacena en el cerebro. Como usted está buscando el eslabón perdido en la resolución de un misterio, su mente hacer una conexión con algún elemento de información que revisamos anteriormente. Contadores de aprender a confiar en sus mentes cuando de esa manera pequeña voz en el fondo dice: “Hmmm, me pregunto si ….” Más a menudo que no, se demuestra que es valioso.

Yo no tomar atajos, porque he aprendido que lo que parece un paso de ahorro de tiempo podría llegar a ser la ruta más larga. No me gusta la “net” cifras juntas. Voy a tomar el tiempo para escribir cada parte de una transacción para que pueda rastrear hacia atrás y recordar lo que estaba haciendo.Una de las cosas más molestas que puede hacer para sí mismo es escribir una entrada de diario sin ninguna explicación. Efectivamente, si hay un error, que estará relacionado con la entrada del diario que escribió sin ninguna explicación. Hay que sentarse, incapaz de recordar por qué en el mundo en el que escribió esa entrada. ¿Es que un par de veces y usted aprenderá rápidamente el error de tus caminos.

¿Cómo en el mundo podría cualquier persona que trabaje en la contabilidad de salir adelante sin un detalle de la Asamblea General el informe Ledger?Eso sería como trabajar con las manos atadas y los ojos vendados los ojos. Sin este informe que tienen un tiempo muy difícil determinar cómo un saldo en una cuenta particular, fue derivado. He aquí por qué:

Imagínese lo siguiente: De vuelta en el pasado no muy lejano (antes de los ordenadores realmente atrapados en) nosotros los contadores registran cada transacción de la empresa de forma manual en un gran grande de tapa dura, el libro de carpeta de tres hojas con páginas amarillas del libro mayor pre-impresas. Obviamente, esto era un consume mucho tiempo, proceso tedioso. Cada página no sólo se registran los números asociados a la transacción, también se registran en los números de procedencia, la fecha, y, en su caso, una nota muy breve a la parte que describe detalles adicionales. Aquí está un ejemplo de una página de la cuenta del libro mayor:

CUENTA 1010 – EFECTIVO EN BANCO

Las transacciones pueden provenir de una variedad de revistas, pero todos ellos pirámide en el Libro Mayor. Yo uso la palabra “pirámide”, porque es útil para visualizar la forma de una pirámide con todos los documentos de origen se extienden en la base. La información que se resumen de cada documento y la “migra” hacia arriba en la contabilidad general y, finalmente, a los estados financieros, que son en la parte superior de la pirámide:

Si yo quería saber cómo un particular equilibrio llegó a ser, todo lo que tenía que hacer era mirar el detalle en la página del libro mayor general. Ese detalle a continuación, me decía que los documentos de origen que figura en los números que han contribuido al saldo final. No tuve que buscar en todo reino para encontrar lo que buscaba.

Hoy en día, su software de contabilidad equipo debe darle un informe de los detalles en su libro mayor que se presenta la forma más limpia y clara como se ha expuesto. Al igual que usted podría encontrar en un libro de contabilidad manual general. El informe no debe ser gravado con todo tipo de información que hace que sea difícil de descifrar. Algunos programas de software no se llame a este informe un detalle de la contabilidad general, que lo llaman un informe sobre las operaciones o algo similar.

Además, usted debería ser capaz de imprimir un informe para un período de su corazón desea, por ejemplo: un informe del año hasta la fecha, de febrero a julio, por tan sólo un mes, o lo que sea. Es necesario que la flexibilidad. Si usted necesita ver a los doce meses de actividad de una cuenta en particular, entonces usted necesita para ver todos los doce meses. Usted no debería tener que imprimir cada mes por separado y luego manualmente armar. Y, si usted sólo tiene que mirar a un mes, no quiero tener que imprimir todo el año.

Un buen informe le permitirá utilizarlo como una herramienta analítica para encontrar errores. Supongamos que después de la impresión de sus estados financieros que miró a la cuenta de efectivo en el Banco y dijo que el saldo fue de $ 3,556.38. Siendo el buen contador que usted es, usted verificó que el balance con el saldo de conciliación bancaria y encontró que dijo que el balance debe ser de $ 3,583.38. La diferencia entre los dos totales es de $ 27.00. Su primer paso debe ser para ejecutar un detalle de la Asamblea General el informe Ledger para el mes, lo que lo hace y es nuestro ejemplo anterior. Lo primero que notas es una entrada de crédito de $ 27.00. Esto es sospechoso y digno de investigar. Se puede ver que esta entrada de vino de la Revista General de lo que vaya a la página 4. Vamos a la hipótesis, y se supone que el verdadero significado para esta entrada de crédito por adelantado para ir a los empleados, que es 1110. Simplemente escribe el número GL cuenta equivocada.

Solíamos llamar a este procedimiento “fumar el error”. A veces los errores son fáciles de encontrar, a veces no es tan fácil. El proceso consiste en verificar los saldos finales que se encuentran en los estados financieros. ¿Qué hay en el libro mayor debe ser lo que es en los estados financieros. Por lo tanto, se debe utilizar otro documento como un medio para verificar el saldo de cuenta. En nuestro ejemplo anterior, hemos utilizado la conciliación bancaria. Otros documentos utilizados para verificar los saldos podrían ser el mayor de cuentas por pagar, Cuentas por Cobrar Ledger, Informe Impuesto sobre las Ventas, Informe del historial de nóminas, informe de control de inventario, plan de amortización Notas por pagar, y así sucesivamente.

Al igual que un carpintero que utiliza un nivel de antes de clavar una tabla, tendrá que verificar sus saldos con estos informes de control de otros antes de aceptar los estados financieros como correctos. Si la junta no está nivelado, el carpintero tiene que averiguar por qué. Si el saldo de la cuenta es diferente que el resto se encuentra en el documento de control, a continuación, utilice la herramienta de análisis llamada Detalle del Informe General Ledger para descubrir por qué.

Hacer un seguimiento de sus finanzas es una de las tareas más importantes que un propietario de un negocio que tenga. Un enfoque indiferente en esta área puede significar un problema. Por ejemplo, he visto a los propietarios que se sorprendió al encontrar una gran diferencia entre los cobros y las ventas, cuando se reconcilian al final del mes. No tenían idea que estaban tomando esa cantidad de dinero fuera para el almuerzo, etc Además, ¿qué pasa si usted tiene empleados que deciden que pueden echar mano de la caja? No hay manera de saber quién cogió el dinero, el dueño o el empleado.En la contabilidad, esto es un problema conocido como “Control Interno” del registro de la propiedad. Los controles internos se han establecido para mantener la integridad del sistema de contabilidad. Estos son los procedimientos que sirven de frenos y contrapesos para garantizar que las cifras reportadas en un estado financiero son lo que dicen que son.

En una pequeña empresa que es lo suficientemente grande como para que los empleados que manejan las funciones de contabilidad, tales como la preparación de una conciliación bancaria, por lo que los depósitos bancarios, y el registro de entradas en el libro mayor general, un procedimiento de control interno conocida como la “división del trabajo” debe ser instituido. La división del trabajo significa que la persona que prepara la conciliación bancaria no se debe también hacer los depósitos bancarios. La teoría aquí es que es menos probable que los dos empleados “connivencia” unos con otros para cometer un delito.

El sistema de caja chica es parte de los procedimientos de una empresa de control interno. Una cantidad fija, por ejemplo, $ 100 se estableció mediante la retirada de dinero en efectivo del banco y colocar en una caja bajo llave. Cuando el efectivo se retira de la caja, un vale de descuento es llenado por la cantidad exacta de dinero en efectivo y firmada por la persona que quitar el dinero en efectivo. Esta cantidad de vales y la cantidad restante de dinero en efectivo en la caja debe ser de un total de $ 100. Cuando el artículo se compra, el recibo se coloca en el cuadro en lugar del bono. Si el cuadro han sido auditados, el auditor debería encontrar los recibos, comprobantes, y dinero en efectivo que será equivalente a 100 $.

Usted puede encontrar bloqueo de cajas de efectivo y las almohadillas de los pequeños deslices en efectivo de vales en tu tienda de papelería. Si su negocio es lo suficientemente pequeño como para no requerir una caja chica, entonces usted debe por lo menos utilizar las tiras de cupones para sustituir a cualquier dinero que saca de la caja registradora caja. Siga los mismos procedimientos anteriores, y que siempre sabe dónde está su dinero se fue y lo que se gastó.

En la sección post del blog en los Débitos y Créditos, he tenido un comentario corriente con un tipo llamado Marcos. Su caso es un ejemplo perfecto de cómo la cuenta de orden Varios pueden ser de utilidad. Él es la acumulación de los costos relacionados con su nuevo negocio que oficialmente comenzará en un par de semanas. Él ha estado trabajando en él durante casi un año. En lugar de grabar una serie de pequeñas cantidades en las cuentas de GL para los activos fijos o los costos de arranque, me han recomendado que se acumulan los costos en la cuenta transitoria. Una vez que él y su contador se ha determinado la naturaleza de los costos, se puede reclasificar y el grupo al igual que los costos de manera que la entrada en la cuenta final será una o dos entradas en lugar de una serie de entradas pequeñas.

Puedo usar la cuenta de orden Varios todo el tiempo. A veces un cliente se olvida de codificar un cheque a una cuenta de GL. En lugar de parar lo que estoy haciendo, lo pongo en la cuenta transitoria. Puede que tenga una docena de entradas para el momento en que estoy hecho. Me aseguro de que he escrito una buena descripción de cada elemento, entonces simplemente imprimir la cuenta en suspenso la página del libro mayor y llamar o enviar por fax la hoja con el cliente. El cliente proporciona las respuestas, y yo escribo las entradas del diario de reclasificación de los importes.

A veces una figura se sentará en la cuenta en suspenso hasta el final del año. Tengo que borrar la cuenta de una manera u otra al final del año, a menos que específicamente sabe que debe esperar hasta el año siguiente. Al final del año, al imprimir la página de la cuenta de orden, que puede tener bastante de pocas entradas de débitos y créditos. Yo voy por la lista y tachar los débitos y créditos entradas que he tratado ya. Esto deja a los que todavía necesitamos resolver. Algunos artículos pueden requerir más trabajo detectivesco. Con suerte, me he mantenido buenas notas en los registros anteriores. Lo que pudo haber parecido tan claro para usted, hace cuatro meses, puede enfriarse muy rápidamente.

Aquí es donde su “handy-dandy” General Ledger (GL) cuenta denominada suspenso Varios se llama a la acción. No, no escribió ese mal. No se trata de gastos varios. La palabra es “suspenso”, como “animación suspendida”. Suspenso Varios es una cuenta de haberes en que las transacciones temporales se mantienen hasta que se disponga de más información que le dirá que para registrar las transacciones de forma permanente con la nota de localizacion.

Para empezar, tenemos que establecer en suspenso Varios debe estar ubicado en el Plan General de Contabilidad. El Plan General de Contabilidad es una lista de todas las cuentas de GL organizadas por las cinco secciones: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Gastos. No hay ninguna regla fija en suspenso diversos tiene que ser localizado. Sin embargo, definitivamente no tiene cabida en las secciones de ingresos o gastos del registro de la propiedad . Creo que el lugar más fácil de localizar se encuentra en la sección de activos, en virtud de otros activos.

 Si usted ha cometido un error y debe cerrar los libros, poner la diferencia en suspenso Varios hasta que tenga tiempo para hacer la corrección. Si usted encuentra un cheque ha sido aprobado por el banco, pero no es en su registro y no tienes ni idea de lo que se emitió el cheque a favor, utilice la cuenta de orden.

Usted debe borrar la cuenta de orden Varios para el final de cada año, así que asegúrese de escribir una explicación adecuada en cuanto a donde los números de procedencia. Se trata de una técnica contable que mantiene sus libros ordenada y fácil de entender cuando, más tarde, se le puede tratar de recordar lo que hiciste.